Reporting : seriez-vous commis d’Office malgré vous ?

Are you going to the Office ? Oui, plus que jamais.

Bien malgré vous, vous Excel-lez désormais dans l’art des tableaux croisés dynamiques, des feuilles de calcul à onglets multiples, des slides, prez’ et autres .ppt

Quitte parfois également à vous réveler Acrobat virtuose…

Peu importe que cela ne soit pas, mais alors pas du tout, votre vrai métier.

Tout le monde s’en fiche !

Car dans la pratique, ainsi va votre quotidien : « Pousse-moi asap un petit topo« , « envoie-moi ta présentation pour demain » (dire ‘prez‘ pour faire plus in), « sauf erreur de ma part je n’ai pas reçu tes éléments« …

INDIGESTIONSource image : blada.com

Après la confcall (La confcall m’a tué) , le mail (Honni soit qui mail y pense), le reporting aurait-il décidé d’avoir raison de vous ? Ou quand trop de reporting tue le reporting…

De vous à moi, c’est que les strates et occasions de reporting semblent s’empiler à n’en plus finir :

  • reporting quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel…
  • reporting à votre N+1, au chef de projet, au N+2, au patron de filiale / de pays, aux fonctions Corporate et transverses…

Avec des degrés variés d’exigence et de formalisme : présentation à usage interne, sempiternel compte-tenu de réunion, présentation à destination des investisseurs, présentation pour un groupe de travail, un Comité de Direction ou un Comité Exécutif, relevé de décisions…

La loi a même prévu et consacré des métiers dédiés au reporting (greffier, rapporteur de commission parlementaire…) ainsi que des procédures très incitatives (procès verbaux reproduisant in extenso le contenu des échanges lors des réunions avec les instances représentatives du personnel / rapport annuel / rapport de développement durable…).

Dans d’autres cas encore, certaines organisations opèrent des choix stratégiques qui se traduisent par des reporting additionnels : indices internationaux, labels et accréditations, normes ISO, trophées et challenges avec dossier de candidature circonstancié… c’est le reporting additionnel librement consenti à l’insu de son plein gré.

« Papiers s’il vous plaît »… 🙂

REPORTINGSource image : mindflash.com

Un peu comme cette créature célèbre qui aurait échappé à son géniteur, sorte de savant fou maladroit, le reporting semblerait pour un peu devenu incontrôlable.

J’exagère sans doute, quitte à paraître un peu direct…

Il y a 20 ans tout rond, un maître de stage forcément stage et expérimenté, m’a un jour confié alors que je débutais dans le monde de l’entreprise : « pendant qu’on fait des tableaux, on n’agit pas ! ». Avait-il raison, un peu en avance sur son temps ?

Le tableau semble être devenu une quasi fin en soi : choix des coloris, forme du graphique, et surtout… échelle du graphique pour amplifier/atténuer le rendu visuel de ce que l’on veut montrer (ou dans certains cas dissimuler).

C’est qu’en la matière, Office a de la suite dans les idées…

La forme aurait-elle pris le pas sur le fond ? Les anciens consultants, rompus à cet exercice, et autres maîtres ès-Powerpoint, pourraient avoir de beaux jours devant eux.

MIRAGESource image : capsurlemonde.org

Nous sommes guettés, hélas, par quelques excès en la matière :

  • Ces réunions, où sont projetées 60 diapos en 15 minutes (1 toutes les 15  secondes si vous calculez bien)
  • Ces mails d’invitation ou de préparation de réunion qui réunissent 4 à 5 Powerpoint différents, dont il vous faudra prendre connaissance dans le détail
  • Ces « bullet points » qui se succèdent et s’étirent à l’infini et suivent tout intervenant / conférencier comme son ombre
  • Ces masques de diapositives qu’il faut sans cesse modifier (les logos changent si souvent…) et mettre à jour

DROOPYSource image : abbyedwards1.wordpress.com

Pour dépasser ce constat désolant à la Droopy, voici une petite expérience amusante à mener au bureau :

  • Comptez le nombre de reporting existants.
  • Tracez via votre logiciel de messagerie ceux qui sont supprimés sans même être ouverts
  • Supprimez-en quelques-uns de votre propre chef
  • Attendez que l’on vous en parle :  « tiens, je n’ai pas reçu… »
  • Surprise, dans de nombreux cas, personne, je dis bien personne, n’a absolument rien remarqué…
  • Continuez… vous êtes sur la bonne voie.

EXPERIENCESource image : be-virtual.ch

En voici une seconde, c’est pour moi, cela me fait plaisir   :

  • Proposez de vous pencher sur l’organisation d’une équipe, des tâches précises qui y sont réalisées et des temps qui y sont consacrées.
  • Assez rapidement, soulevez l’hypothèse qu’1 ou 2 membres de l’équipe pourraient rejoindre rapidement un autre service dans une logique d’optimisation
  • Ecoutez attentivement la nature des objections soulevées : « avec tout les tableaux/reportings qu’on nous demande, c’est sûr on ne pourra plus tout faire« …
  • Continuez… vous êtes toujours sur la bonne voie… plus que jamais.

CONTINUEZSource image : alarecherchedubienetre.com

Et pour s’en sortir ?

Au-delà de ces expériences (à prendre au 2nd degré, quoique…), et pour ceux qui prennent régulièrement la parole en public, réapprenez par exemple à enchanter votre auditoire a capella, en vous limitant à 2 ou 3 supports très parlants : un dessin, un trait d’humour, une illustration…

Prenez aussi exemple sur cette enseigne de distribution spécialisée, qui, en amont des fêtes, envoie à toutes ses jardineries un book de quelques jolies photos de saison d’hiver plutôt qu’un Powerpoint détaillé. C’est le pari de la créativité et de la liberté des équipes : ou quand l’inspiration permet l’action.

En la matière, tâchons en tous cas de ne pas finir sur une mauvaise note ! (en format Word, comme il se doit !)

Car l’outil ou le support, même digital, même facilitateur du quotidien à première vue, ne doit jamais être une fin en soi…

FIN ET MOYENSSource image : Booknode.com

Rappelez-vous : « science sans conscience n’est que ruine de l’âme« 

Bonne journée à toutes et à tous, et restez forts face au reporting 🙂

 

2 thoughts on “Reporting : seriez-vous commis d’Office malgré vous ?

  1. Thanks a lot for your great article, Thomas. You know what or that: to my point of view, it’s better actioning than reporting. Well, it’s just my personal point of view. What do you think of it?

  2. • Comptez le nombre de reporting existants.
    • Tracez via votre logiciel de messagerie ceux qui sont supprimés sans même être ouverts

    Voulez vous une synthèse du résultat Thomas? je peux faire un power point 🙂

    Bien vu!
    Paul-André FAURE
    Innoé

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